Rechnungen schreiben — Schritt für Schritt
Was muss auf jede Rechnung? Welche Angaben sind Pflicht? Hier lernst du, professionelle Rechnungen zu erstellen, die rechtlich korrekt sind.
Zum ArtikelBuchhaltungs-Software für Einzelunternehmer — Was brauchst du wirklich?
Spreadsheet oder Software? Kostenlos oder Premium? Hier findest du einen praktischen Überblick über deine Optionen und erfährst, was für dein Geschäft sinnvoll ist.
Warum die richtige Buchhaltung wichtig ist
Als Einzelunternehmer triffst du ständig Entscheidungen — von deinen Kundenpreisen bis zu deinen Geschäftsausgaben. Um gute Entscheidungen zu treffen, brauchst du klare Zahlen. Und um klare Zahlen zu haben, brauchst du ein System, das funktioniert.
Das Problem ist nur: Es gibt hunderte von Tools und Lösungen. Manche kosten nichts, manche kosten Geld. Manche sind ultra-einfach, manche sind für Profis gedacht. Wie findest du heraus, was du wirklich brauchst?
In diesem Guide schauen wir uns die echten Optionen an — nicht die Marketingversprechen, sondern was tatsächlich funktioniert. Du wirst sehen, welche Lösung zu deinem Geschäftsmodell passt und wo es Sinn macht, Geld auszugeben.
Die vier Wege — und was sie wirklich kosten
01
Excel / Google Sheets
Du machst alles selbst. Rechnungsvorlage, Ausgabentabelle, monatliche Zusammenfassung — alles manuell.
- Kostenlos oder minimal
- Maximale Kontrolle
- Viel Zeitaufwand
- Fehleranfällig bei Formeln
Passt für: Anfänger mit wenigen Transaktionen, Lernphase
02
Kostenlose Online-Tools
Tools wie Wave oder Faktura bieten Rechnungsstellung und Grundbuchhaltung ohne Kosten.
- Kostenlos
- Automatische Berechnungen
- Weniger flexible als Excel
- Manchmal Werbung oder Premium-Pushs
Passt für: Kleine Freelancer mit stabilen Prozessen
03
Premium-Software (25-100/Monat)
Lexoffice, sevDesk oder Billomat bieten vollständige Buchhaltung mit Support und Updates.
- Umfassende Funktionen
- Automatische Steuerberechnungen
- Support verfügbar
- Regelmäßige Kosten
Passt für: Etablierte Einzelunternehmer, mehrere Kunden
04
Steuerberater + Software
Du benutzt Software und lässt einen Profi die Jahresabrechnung machen (200-600/Jahr).
- Professionelle Kontrolle
- Rechtssicherheit
- Zeitersparnis
- Höhere Gesamtkosten
Passt für: Wer sicher gehen will, komplexere Situationen
Was du wirklich brauchst — die Basis-Features
Egal welches Tool du wählst — diese Funktionen sollten es haben:
Rechnungsstellung
Du musst Rechnungen erstellen können, die rechtlich korrekt sind. Mit Rechnungsnummern, Umsatzsteuer und Zahlungszielen.
Ausgabenverwaltung
Belege scannen, Ausgaben kategorisieren, später absetzen können. Das spart dir Steuern.
Finanzberichte
Gewinn und Verlust, offene Rechnungen, Kassenbestände — die Kennzahlen, die du brauchst, um zu wissen, wie es dir geht.
Exportfunktionen
Du solltest deine Daten herunterladen können — für Steuererklärungen, für deinen Steuerberater, für Backups.
Die Entscheidung: Wo fängst du an?
Eine simple Faustregel:
Weniger als 10 Rechnungen pro Monat? Starten Sie mit Google Sheets oder einem kostenlosen Tool. Es reicht, du lernst die Basics und brauchst kein Geld auszugeben.
10-50 Rechnungen pro Monat? Ein kostenloses oder günstiges Online-Tool (20-40/Monat) macht Sinn. Die Zeit, die du sparst, ist mehr wert als die Kosten.
Über 50 Rechnungen oder komplexe Struktur? Dann ist eine Premium-Lösung (50-100/Monat) wahrscheinlich die bessere Wahl. Du bekommst dafür Support, Sicherheit und Features, die du tatsächlich brauchst.
Pro-Tipp: Viele Tools bieten kostenlose Testphasen an. Probier es aus, bevor du dich festlegst. Du wirst schnell merken, ob die Bedienung zu dir passt.
Praktische Tipps für den Start
1
Fang klein an
Du brauchst nicht alles auf einmal. Beginne mit Rechnungsstellung und Ausgabenverwaltung. Weitere Features kannst du später hinzufügen.
2
Belege sammel
Fotografiere oder scanne deine Belege direkt. Das macht die Buchhaltung später leichter und sicherer für Steuerfragen.
3
Regelmäßig updaten
Mach das einmal pro Woche, nicht erst am Ende des Monats. So bleibst du immer auf dem Stand und Fehler fallen schneller auf.
4
Mit einem Steuerberater reden
Auch wenn du die Buchhaltung selbst machst — eine kurze Beratung kann dir viel Zeit und Geld sparen. Das kostet nicht viel.
5
Backups machen
Ob Spreadsheet oder Software — deine Daten sind kostbar. Exportiere sie regelmäßig und speichere sie sicher ab.
6
Kategorien festlegen
Bestimme von Anfang an, wie du deine Ausgaben sortierst. Das macht spätere Analysen viel leichter und aussagekräftiger.
Die Wahrheit über Buchhaltungs-Software
Es gibt keine perfekte Lösung, die für alle passt. Das beste Tool ist das, das du tatsächlich nutzt — nicht das mit den meisten Features, sondern das, das in deinen Alltag passt.
Viele Einzelunternehmer machen den Fehler, zu viel Zeit in die Suche nach der perfekten Software zu investieren. Wähle etwas Sinnvolles und fang an. Du kannst immer noch wechseln, wenn sich dein Geschäft ändert.
“Gute Buchhaltung ist nicht die komplexeste — es ist die regelmäßige. Ein System, das du jeden Tag nutzt, ist besser als die beste Software, die du nie öffnest.”
Der wichtigste Schritt ist: Fangen Sie an. Wählen Sie ein Tool, das zu Ihrem Budget und Ihrer Geschäftsgröße passt, und implementieren Sie es. Die Details können Sie später verfeinern.
Wichtiger Hinweis
Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zu Buchhaltungs-Software für Einzelunternehmer. Er ersetzt keine professionelle Steuerberatung oder rechtliche Beratung. Für deine spezifische Situation solltest du einen Steuerberater konsultieren, besonders wenn es um Steuererklärungen, Umsatzsteuer oder komplexe geschäftliche Strukturen geht. Die erwähnten Tools und Kosten können sich ändern — überprüfe die aktuelle Website des Anbieters.
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