Rechnungen schreiben — Schritt für Schritt
Was muss auf jede Rechnung? Welche Angaben sind Pflicht? Hier lernst du, professionelle Rechnungen zu schreiben.
Zum ArtikelGewinn- und Verlustrechnung — Wie du deine Zahlen verstehst
Die GuV ist eine der wichtigsten Finanzberichte. Lerne, deine Einnahmen und Ausgaben richtig zu erfassen und zu analysieren — ohne Buchhaltungs-Jargon.
Was ist die Gewinn- und Verlustrechnung eigentlich?
Die Gewinn- und Verlustrechnung — kurz GuV — ist dein Finanzkompass. Sie zeigt dir auf einen Blick, wie viel Geld reinkommt und wo es hingeht. Das Ergebnis? Dein Gewinn oder Verlust. Klingt einfach, oder? Das Beste ist: Du brauchst dafür kein Betriebswirtschaft-Studium.
Für Freiberufler und Einzelunternehmer ist die GuV nicht nur sinnvoll — sie ist oft Pflicht. Finanzamt, Banken und deine eigene Planung brauchen diese Zahlen. Deshalb zeigen wir dir heute, wie du deine GuV richtig aufbaust und interpretierst.
Der Aufbau der GuV — Schritt für Schritt
Die GuV folgt einer logischen Struktur. Oben stehen deine Einnahmen, darunter deine Ausgaben, und am Ende der Gewinn oder Verlust. Das ist’s. Keine Zauberei.
In Deutschland brauchst du zwei Dinge: die Umsatzerlöse (das ist dein Umsatz) und die Betriebsausgaben (das ist dein Geld, das du für die Arbeit ausgibst). Der Unterschied ist dein Gewinn vor Steuern. Einfach, oder?
Die drei Hauptpositionen:
- Umsatzerlöse (deine Einnahmen)
- Betriebsausgaben (deine Kosten)
- Betriebsergebnis (Gewinn/Verlust)
Deine Einnahmen richtig erfassen
Die Einnahmen sind der obere Teil deiner GuV. Hier listst du auf, was du verdient hast — alle deine Umsatzerlöse. Das können Honorare sein, Projektgebühren oder Beratungshonorare. Was auch immer du für deine Leistung erhältst, kommt hier rein.
Wichtig: Du erfasst hier den Rechnungswert, nicht das Geld, das tatsächlich auf deinem Konto angekommen ist. Das ist die sogenannte Sollstellung. Selbst wenn ein Kunde noch nicht bezahlt hat, kommt die Rechnung in deine GuV. Das ist eine Frage der Buchhaltungsmethode — und für Freiberufler ist das die Regel.
Pro-Tipp: Unterteile deine Einnahmen in verschiedene Kategorien, wenn du mehrere Einnahmequellen hast. Das macht die Analyse später viel einfacher. Du siehst sofort, welche Tätigkeiten dir am meisten Geld bringen.
Betriebsausgaben — Was kannst du absetzen?
Jetzt wird’s interessant. Die Betriebsausgaben sind alles, was du für deine Arbeit ausgibst. Miete für dein Büro, Software-Abos, Telefon, Fortbildungen — das alles kommt hier rein. Und je genauer du hier bist, desto niedriger wird dein Gewinn und desto weniger Steuern zahlst du.
Es gibt allerdings Regeln. Nicht alles, was du ausgibst, ist absetzbar. Dein Mittagessen ist es nicht. Die Fahrt zur Bäckerei auch nicht. Aber die Fahrt zum Kundentermin? Das ist eine Betriebsausgabe. Die Software, die du für deine Arbeit brauchst? Absolut.
Typische Betriebsausgaben:
- Miete und Nebenkosten für dein Büro
- Software und digitale Tools
- Fahrtkosten für geschäftliche Termine
- Fortbildungen und Kurse
- Material und Bürobedarf
Deine GuV analysieren und verstehen
Okay, du hast deine GuV zusammengestellt. Jetzt wird’s spannend: Was sagt dir diese Zahl?
Die Gewinnquote
Teile deinen Gewinn durch deine Einnahmen. Das Ergebnis ist deine Gewinnquote. 20 Prozent sind für viele Freiberufler ein gutes Ziel. Alles darunter? Schau dir deine Ausgaben an.
Die Kostenstruktur
Wo gehen deine Kosten hin? 40 Prozent für Miete? Das ist hoch. 10 Prozent für Software? Normal. Eine Kostenstruktur-Analyse zeigt dir, wo du sparen könntest.
Der Jahresvergleich
Vergleich deine aktuelle GuV mit dem Vorjahr. Sind deine Einnahmen gestiegen? Sind deine Kosten gesunken? Das zeigt dir Trends und hilft bei der Planung.
Saisonale Schwankungen
Manche Monate sind besser, andere schlechter. Das ist normal. Eine monatliche GuV zeigt dir diese Muster. So kannst du dich besser planen und Puffer aufbauen.
Praktische Tipps für deine GuV
Wir wissen, dass Buchhaltung trocken klingt. Aber diese Tipps machen es dir leichter:
01
Monatliche Erfassung
Warte nicht bis Ende des Jahres. Erfasse deine Einnahmen und Ausgaben monatlich. Das ist nicht nur genauer, sondern du siehst auch Probleme früher.
02
Belege sammeln
Jede Ausgabe braucht einen Beleg. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge — alles archivieren. Das Finanzamt verlangt das nach spätestens 10 Jahren.
03
Kategorisierung
Erstelle Kategorien für deine Ausgaben. Das macht die Analyse später einfacher und du erkennst Muster schneller.
04
Software nutzen
Excel, spezielle Buchhaltungssoftware oder Online-Tools — nutze etwas, das dir hilft. Manuelle Erfassung ist fehleranfällig und kostet Zeit.
Deine GuV — dein Finanzkompass
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist nicht kompliziert. Sie zeigt dir einfach: Wie viel kommt rein, wie viel geht raus, und was bleibt über? Damit kannst du intelligentere Entscheidungen treffen. Du siehst, welche Tätigkeiten profitabel sind. Du erkennst, wo du sparen könntest. Und du wirst nie wieder überrascht, wenn der Steuerberater anruft.
Das Wichtigste ist: Fang an. Beginne jetzt mit der monatlichen Erfassung. Nutze dazu ein Tool, das dir gefällt. Und nach einem Jahr hast du nicht nur eine perfekte GuV — du hast auch ein echtes Verständnis für die Zahlen deines Business. Das ist unbezahlbar.
„Wer seine Zahlen nicht kennt, kann sein Business nicht führen. Die GuV ist der erste Schritt zu echter Kontrolle.”
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Rechtlicher Hinweis
Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zum Thema Gewinn- und Verlustrechnung und ist zu Bildungszwecken gedacht. Er stellt keine Steuerberatung oder Rechtsberatung dar. Die Anforderungen an die Buchhaltung unterscheiden sich je nach Branche, Umsatz und persönlicher Situation.
Wir empfehlen dir, einen Steuerberater oder Buchhalter zu konsultieren, um sicherzustellen, dass deine Buchhaltung den deutschen Gesetzen und Anforderungen entspricht. Die Informationen in diesem Artikel werden ohne Gewähr zur Verfügung gestellt und können sich ändern.