Rechnungen schreiben — Schritt für Schritt
Was muss auf jede Rechnung? Welche Angaben sind Pflicht? Hier lernst du, professionelle Rechnungen zu erstellen, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Warum korrekte Rechnungen so wichtig sind
Du bist freiberuflich tätig und möchtest deine erste Rechnung schreiben? Das ist völlig normal — und es gibt einige Dinge, auf die du achten solltest. Eine professionelle Rechnung ist nicht nur wichtig für deine Geschäftsbeziehung zum Kunden, sondern auch für deine Buchhaltung und das Finanzamt.
Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das deinen Anspruch auf Zahlung belegt. Es zeigt dem Kunden, was er bezahlen muss, und es dient dir als Beleg für deine Einnahmen. Korrekt ausgestellte Rechnungen helfen dir auch, deine Steuererklärung vorzubereiten und mit dem Finanzamt keine Probleme zu bekommen.
Wichtig zu wissen
Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, sonst erkennt das Finanzamt sie nicht an. Das bedeutet: Ohne die richtigen Daten auf deiner Rechnung kannst du die Einnahmen in deiner Steuererklärung möglicherweise nicht geltend machen.
Die 5 Pflichtangaben auf deiner Rechnung
Das Gesetz schreibt vor, welche Informationen auf jeder Rechnung stehen müssen. Hier sind die wichtigsten:
Deine Geschäftsdaten
Dein Name oder Firmenname, deine vollständige Adresse und deine Steuernummer (oder Umsatzsteuer-ID). Der Kunde muss wissen, wer die Rechnung ausstellt.
Kundendaten
Name und Adresse des Kunden gehören auf die Rechnung. So ist klar, wer die Leistung bezahlen muss und für wen die Rechnung gilt.
Rechnungsnummer & Datum
Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer und das Ausstellungsdatum. Das hilft dir später bei der Verwaltung und der Suche nach einzelnen Rechnungen.
Leistungsbeschreibung & Betrag
Was hast du genau für den Kunden geleistet? Wie viel kostet das? Der Betrag muss klar und deutlich sein — am besten mit Netto- und Bruttobetrag getrennt.
Zahlungsbedingungen
Bis wann muss der Kunde zahlen? Wie soll er zahlen (Überweisung, EC, etc.)? Diese Informationen gehören auf deine Rechnung und vermeiden Missverständnisse.
So baust du eine Rechnung richtig auf
Eine gut strukturierte Rechnung ist übersichtlich und professionell. Der Aufbau ist relativ einfach: Oben stehen deine Daten und die Kundendaten, darunter folgt die Leistungsbeschreibung mit Betrag, und unten deine Bankdaten für die Zahlung.
Du kannst deine Rechnung handschriftlich schreiben, aber das ist nicht praktisch. Die meisten Freiberufler nutzen Excel, Word oder spezielle Rechnungsprogramme. Das Wichtigste ist, dass alle Pflichtangaben enthalten sind — egal wie das Dokument aussieht.
Tipp: Nummeriere deine Rechnungen lückenlos. Wenn du 2024 mit Rechnung 001 anfängst, geht es 2025 weiter mit 002, 003 usw. Das ist nicht nur übersichtlich, sondern auch gesetzlich gefordert.
Brutto oder Netto? Die Sache mit den Steuern
Das ist eine häufige Frage: Soll ich den Betrag ohne oder mit Mehrwertsteuer aufschreiben? Die Antwort hängt davon ab, ob du Unternehmer bist oder nicht.
Wenn du eine Kleinunternehmerregelung hast (bis 22.500 Euro Jahresumsatz), schreibst du keine Mehrwertsteuer auf deine Rechnung. Du gibst dem Kunden einen Nettobetrag und das war’s. Wenn du aber über der Grenze liegst oder die Regelbesteuerung wählst, musst du die Mehrwertsteuer (19% in Deutschland) extra aufschreiben und an das Finanzamt abführen.
- Nettobetrag: Das ist der reine Preis für deine Leistung
- Mehrwertsteuer: 19% von deinem Nettobetrag (oder 7% bei bestimmten Waren)
- Bruttobetrag: Netto + Mehrwertsteuer = Das, was der Kunde zahlt
Womit schreibst du deine Rechnungen?
Du hast mehrere Möglichkeiten, Rechnungen zu erstellen. Hier sind die häufigsten:
Word oder Google Docs
Kostenlos und einfach. Du erstellst eine Vorlage mit deinen Daten und speicherst sie. Für jede neue Rechnung kopierst du die Vorlage, änderst die Kundendaten und den Betrag. Funktioniert, ist aber nicht die eleganteste Lösung.
Excel oder Tabellenkalkulation
Besser als Word, weil du automatisch rechnen kannst. Die Mehrwertsteuer wird von selbst berechnet. Auch kostenlos, aber du brauchst etwas Geschick, um die Vorlage zu erstellen.
Rechnungsprogramme
Das Professionellste. Programme wie FastBill, Lexoffice oder Sevdesk helfen dir, Rechnungen zu schreiben, zu speichern und sogar zu versenden. Sie kosten Geld, sparen dir aber viel Zeit und Fehler.
“Eine korrekt ausgestellte Rechnung ist der Anfang jeder guten Geschäftsbeziehung. Sie zeigt deinem Kunden, dass du professionell arbeiten und spart dir später Probleme mit der Steuererklärung.”
Deine nächsten Schritte
Jetzt weißt du, was auf eine Rechnung gehört und wie du sie strukturierst. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass du alles richtig machst: Erstelle deine erste Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben. Speichere sie ab und nutze sie als Muster für alle zukünftigen Rechnungen.
Es ist völlig normal, dass du am Anfang ein paar Fragen hast. Mit der Zeit wird das Rechnungen schreiben zur Routine. Und wenn du dir unsicher bist, überprüfe deine Vorlage einfach nochmal mit dieser Checkliste:
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Haftungsausschluss
Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen zu Rechnungen und Buchhaltung. Die Informationen sind für Bildungszwecke gedacht und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Die Gesetze und Vorschriften können sich ändern und unterscheiden sich je nach Region. Bitte konsultiere einen Steuerberater oder Buchhalter, um sicherzustellen, dass deine Rechnungen und Buchhaltung den aktuellen Anforderungen entsprechen.
